ОИЯИ возмещает стоимость авиабилета эконом-класса или билета на поезд в купе II класса вагона скорого поезда и багажа по предъявлении электронного билета, посадочного талона и квитанции об оплате багажа. Если оплата производилась по банковской карте, необходимо предоставить выписку из личного кабинета банка, где будет отображаться соответствующий платёж.

Если рейс осуществляла авиакомпания “Аэрофлот” и оплата производилась по безналичному расчёту, то при покупке авиабилета автоматически формируется кассовый чек в электронной форме, при наличии которого предъявлять выписку из личного кабинета банка не требуется.

Если приезжающий специалист приобрёл билет самостоятельно, он должен отправить копию билета (билетов, если приезжает с семьёй) не позднее чем за неделю до вылета, чтобы ОИЯИ смог предоставить соответствующее транспортное средство для доставки его из аэропорта. Для выбора подходящего транспорта для трансфера из Москвы Институту необходимо своевременно получать информацию о рейсах, количестве и габаритах багажа.

При необходимости ОИЯИ может приобрести для вас авиабилеты, однако не все страны-участницы ОИЯИ предпочитают использовать эту возможность. Способ приобретения авиабилета уточняется у руководителя национальной группы вашей страны. После прояснения этого вопроса (т.е. в случае принятия решения о покупке билета Институтом) руководитель национальной группы обращается с соответствующим запросом в ОМС. От вас потребуется информация о предпочитаемой дате вылета в Москву, названии города и аэропорта вылета, авиарейсе и количестве мест багажа.

Расходы по оплате багажа, не входящего в стоимость авиабилета, возмещаются только сотрудникам из стран-участниц, прибывающим на срок не менее одного года!

Если вам необходимо перевезти багаж сверх установленной авиакомпанией нормы, для вас в индивидуальном порядке будет приобретен билет с несколькими местами для багажа, или будет принято решение компенсировать по приезде возникающие в связи с этим затраты.

Кто меня встречает в Москве и как я узнаю водителя?

Процедура встречи в аэропорту одинакова независимо от цели визита.

Перед вылетом вам по электронной почте сообщат детали встречи с водителем в аэропорту прибытия (имя, фамилию, номер телефона, терминал аэропорта, а также информацию о соответствующих опознавательных знаках). Как правило, водитель служебной машины ОИЯИ ожидает прибывших специалистов на выходе из зелёного коридора с табличкой «JINR DUBNA» в терминале прибытия. Информация о встрече в аэропорту высылается после 15:00 за день до прибытия в Москву. Прибывающие в понедельник получают эту информацию после 15:00 в пятницу.

В случае необходимости водитель может забрать вас из отеля аэропорта или Москвы, но об этом вам необходимо сообщить в ОИЯИ не позднее чем за 2 рабочих дня до приезда в Москву с указанием точного адреса. 

А если мой рейс задерживается?

Водитель ожидает прибывших в аэропорт в течение 3 (трех) часов после предполагаемого времени прилёта. В случае отмены рейса или переноса времени вылета более чем на 3 (три) часа, необходимо как можно быстрее сообщить об этом контактному лицу из Визит-центра или принимающей Лаборатории, с которым вы держали связь всё это время. Как правило, всегда есть вероятность наличия в аэропорту автотранспорта ОИЯИ, встречающего гостей с более поздних рейсов. В таком случае вопрос будет урегулирован с другим водителем, и вы также сможете добраться до Дубны на транспорте ОИЯИ. Если вы прилетели вовремя, но произошла задержка более 3 часов на паспортном контроле или выдаче багажа и если вы говорите по-русски, просим вас связаться с водителем по телефону, полученному накануне вашего вылета. Если вы не говорите по-русски, вам необходимо связаться со своим контактным лицом.